Méně ctrl+F, více právního posouzení

Due diligence projekt, který by tradičně trval měsíc, zvládli dva právníci rychleji, s Praktik.ai ušetřili většinu času a mohli se soustředit na to, co je skutečně důležité: právní posouzení, kontrolu dokumentů a vysokou efektivitu pro klienta.

Due diligence u stoveň dokumentů

Klient přišel s požadavkem na due diligence. Na stole bylo více než sto smluv, které bylo třeba kontrolovat vůči jednotnému souboru kritérií, identifikovat rizika, ověřit náležitosti v souladu se zákonem a interními předpisy klienta, zmapovat podstatné a rizikové ustanovení napříč celým portfoliem smluv.

Znám to. Stejné otázky, stejná kritéria, jen jiný dokument. A vy víte, že nejbližší týdny strávíte otevíráním souborů, ctrl+F, hledáním relevantních klauzul a ručním přepisyváním zjištění do tabulky.

Při tradičním přístupu by na projektu pracovali dva právníci přibližně měsíc. Většina tohoto času by šla do mechanické práce: otevírání dokumentů, vyhledávání, kopírování do excelové tabulky.

SIGNUM legal se rozhodla to udělat jinak.

Jak probíhal projekt

Práci rozdělili na tři fáze. V první připravili kritéria, ve druhé systém prošel dokumenty, v třetí právníci ověřili výstupy. Těžba lidské práce se přesunula z vyhledávání na přemýšlení. Místo týdnů strávených otevíráním souborů a kopírováním klauzul do tabulky mohli investovat čas tam, kde je skutečně důležité: do přípravy checklistu a posouzení výsledků.

Fáze 1: Příprava

Začali nahráním. Celé portfolio, více než sto smluv, putovalo do systému najednou. Žádné dávkování, žádné dělení podle předsíbení.

Ihned na začátku padla otázka bezpečnosti. Due diligence znamená citlivé klientelské dokumenty a ty nemohou skončit na serverech mimo EU ani sloužit k tréninku cizích modelů. Praktik.ai je postavený pro právní prostředí: data zůstávají v Evropské unii, šifrované při přenosu i v úložišti, v souladu s GDPR. Více o tom, jak Praktik.ai přistupuje k bezpečnosti, najdete tu.

Poté přišla část, která rozhodla o kvalitě celého projektu: definice kritérií. Při manuálním due diligence se toto obvykle dělá rychle, protože každá hodina navíc na checklistu je hodina, která chybí při procházení dokumentů. Tím v SIGNUM to mohlo obrátit. Protože extrakci zbere na sebe systém, právníci si mohli dovolit strávit nad přípravou tolik času, kolik si zasloužila: ověřit relevantní legislativu, projít judikaturu, přemýšlet edge cases a sestavit checklist, který skutečně pokrýval to, na čem záleželo.

I při tomto výzkumu jim pomohl Praktik. Vyhledávání v slovenské a české legislativě a judikatuře jim umožnilo rychle projít velký objem materiálu, najít konkrétní ustanovení a rozhodnutí relevantní k situaci klienta a chytit edge cases, které by při ručním procházení snadno unikly. Když měli checklist připravený a ověřený, mohli přejít do další fáze: k samotné extrakci, už s jasně definovaným souborem otázek, které se měly v každém dokumentu zodpovědět.

Fáze 2: Automatická extrakce

Když byl checklist připraven, přišla část, která při tradičním přístupu představuje nejnudnější týdne projektu. Tu zabrala minuty nastavení.

Definice toho, co má být nalezeno. Při každé otázce si tým zvolil, jaký formát odpovědi od systému očekává. Některé stačí ano/ne, někde je důležitá konkrétní suma, datum účinnosti, nebo doslovná citace ustanovení. Tento krok nutí checklist držet v čistém tvaru a zároveň dělá výstupy porovnatelnými: když má sloupec „výše smluvní pokuty“ všude stejný typ, dá se v něm filtrovat, třídit a sčítat. Při volném textu by to nešlo.

Samotná extrakce. Po spuštění systém prošel všech více než sto dokumentů a pro každý vyplnil příslušný řádek tabulky. Právníci při tom nemuseli sedět a čekat, běželo to na pozadí a oni mezitím dělali jinou práci.

Výstup jako jedna matice. To, co z toho vyšlo, nebyl stoh samostatných poznámek k jednotlivým smlouvám, ale jedna přehledná tabulka. Řádky jsou dokumenty, sloupce jsou otázky. Na první pohled bylo vidět, jak se celý soubor smluv chová vůči každému kritériu: které obsahují danou klauzuli, které ne, kde jsou odchylky od vzoru, kde se opakují stejná čísla. Při manuální práci takový pohled je prakticky nemožný, protože když dočtete smlouvu číslo osmdesát, první už si nepaměta.

Projekt zůstává otevřený. Když klient po týdne přidá dalších dvacet smluv, není nutné začínat znovu. Dokumenty se přidají do toho stejného prostoru a systém doběhne jen nové řádky. Když se ukáže, že je třeba doplnit novou otázku, přidá se sloupec a dopočítá se. Zbytek tabulky zůstává nedotčený. Due diligence tak přestává být jednorázový výstup a stává se živým pracovním prostorem, který se vyvíjí s případem.

Fáze 3: Verifikace

Extrakcí projekt nekončí. Tabulka plná odpovědí je pracovní materiál, ne výstup pro klienta. Právník musí za každým řádkem stát, a to znamená, že každá odpověď musí przejít kontrolou. Otázka tedy nikdy není, zda ověřovat, ale jak rychle se k ověření dá dostat.

Tu se ukazuje, proč je propojení odpovědi se zdrojem nejdůležitější funkcí celé tabulky. Každá buňka drží odkaz na konkrétní místo v originálu. Kliknutím se otevře dokument a systém vyznačí přesný úsek textu, odkud odpověď pochází. Ověřování se tím mění z disciplíny „najdi to ve smlouvě“ na disciplínu „posuď, zda toto místo odpovídá této otázce“. První je práce na minuty, druhá na sekundy, a právě v tomto rozdílu se skrývá většina úspory času.

Druhá věc, kterou verifikační fáze řeší, je týmová práce. Na projektu seděli dva právníci a systém umožňuje každou přeprohlídanou buňku označit jménem osoby, která ji odkontrolovala. V praxi to znamená tři věci. Práce se dá rozdělit bez rizika, že tu stejnou smlouvu projdou oba. Kdykoli je jasné, co je hotové a co ještě čeká. A při předávání výstupu klientovi existuje audit trail, který ukazuje, kdo co ověřil.

Když se tyto tři fáze spojí dohromady, povaha práce se nezmění v tom, že by lidé dělali něco úplně jiného. Změní se v tom, co z dne zabere kolik času. Mechanická část, která kdysi trvala týdny, se zkrátí na hodiny. Posuzovací část, která přinášela nejvíce hodnoty, dostane prostor, který jí patří a klient, standardně očekávající kvalitu, dostává i výrazní efektivitu. Jednoduchě spokojenost na obou stranách.

Výsledky

Projekt, který by v starém modelu zobral dvěma právníky více než měsíce, byl připraven výrazně dříve. Zajímavější než samotná čísla je ale to, kam se ten ušetřený čas přesunul.

Nejde o to, že by tým zrazu dělal méně práce. Dělal jinou práci. Hodiny, které by jinak strávil otevíráním dokumentů a přepisyváním klauzul do tabulky, mohl investovat do přípravy checklistu a do posouzení výsledků. To jsou zhodou okolností přesně ty dvě místa, na kterých stojí kvalita celého due diligence. Mechanická část je ta, kterou klient nevidí. Příprava a posouzení jsou ty, za které platí.

Druhá věc, kterou je při tomto rozsahu cítit, je konzistence. Člověk, který jde přes sto smluv v pořadí, ji nečte stejně pozorně jako první. Je to únava, ne nedbalost, a v ručním due diligence se s ní počítá jako s neviditelnou daní. Systém takovou daně neplatí. Aplikuje stejná kritéria na první i na poslední dokument stejně, což znamená, že výstup není jen rychlejší, ale i vnitřně souběžnější, než by byl po měsíci ruční práce.

A potom je tu třetí, nejdůležitější věc, kterou je třeba pomenovat přesně, aby si nikdo nepomýlil, o čem celý tento projekt vlastně byl.

Tento citát stojí za to přečíst si dvakrát, protože definuje dělící čáru, kterou case studies o AI v právu často stírají. Praktik neposuzuje smlouvy. Připravuje podklady pro posouzení. Rozdíl je zásadní, a právě on vysvětluje, proč má smysl dávat systému sto dokumentů a zároveň proč výstup stále potřebuje právníka. Ta hranice není překážka, která by se měla postupně posouvat. Je to definice odpovědnosti.

Když se na celý projekt podíváme z tohoto úhlu, ekonomika due diligence se nemění proto, že by stroj nahradil člověka. Mení se proto, že práce kolem právní práce se konečně stahuje na rozměr, který dává smysl, a právníkovi zůstává v rukou přesně to, za co jeho hodinu klient kupuje.

Pro koho je to vhodné

Tento přístup má smysl všude, kde řešíte stejné otázky napříč množstvím dokumentů:

Due diligence. Ať už jde o M&A transakci, nákup nemovitosti, nebo vstup investora, potřebujete projít množství dokumentů a systematicky zmapovat rizika.

Kontrola smluvních portfolií. Klient chce vědět, co všechno má ve smlouvách s dodavateli. Nebo potřebujete kontrolovat, zda všechny smlouvy splňují nové interní standardy.

Compliance audity. GDPR, ISO, interní směrnice, ověření, zda dokumenty obsahují potřebné náležitosti.

Hromadné ověřování náležitostí. Kontrola náležitostí podání, žalob, smluv před podpisem.

Vyzkoušejte

Pokud řešíte podobný projekt, nebo jen chcete vidět, jak by to vypadalo s vašimi dokumenty, rádi vám ukážeme, jak na to.

Dohodnout demo | Vyzkoušet zdarma

Case study vznikla ve spolupráci s SIGNUM legal. Duben 2026