Plánované chaty: zadejte práci jednou, vracejte se k výsledkům

Ranní přehled bez opakovaného zadávání

Každé ráno potřebujete vědět, které podklady k transakci chybí a co probrat s klientem. Otevřete projekt a napíšete Praktik téměř stejné zadání jako včera. U týdenní rešerše je to podobné.

S plánovanými chaty si pokyny uložíte a vyberete, kdy se mají spustit. Praktik v tu dobu začne v projektu nový chat. Výsledek si můžete přečíst, doplnit otázku nebo požádat o podrobnější vysvětlení.

Na přípravu před schůzkou si nechte rezervu. Čas v kalendáři je začátek práce, ne slíbený čas dokončení.

Jak může vypadat jeden týden

Ranní přehledy, rešerše i jednorázová příprava na jednání v jednom kalendáři napříč projekty.

Akvizice Atlas: co dnes probrat s klientem

Na každý pracovní den v 8:30 si naplánujete přehled otevřených otázek due diligence. Které podklady chybí? Co je potřeba ověřit před jednáním? V úterý se může spustit i samostatná příprava otázek pro klienta a před closingem jednorázový kontrolní seznam.

Ráno už nemusíte psát zadání. Ve výsledném chatu se můžete věnovat konkrétnímu riziku nebo si nechat rozpracovat otázky. Přehled bude vycházet z podkladů a zdrojů, které má Praktik k dispozici.

Pracovní právo: pravidelný podklad pro HR

V pondělí si necháte připravit rešerši pracovněprávních novinek. Ve středu například přehled ustanovení ve vzorových smlouvách, která chcete zkontrolovat. Každému zadání nastavíte vlastní čas a pokyny.

U novinek si vyžádejte zdroj a datum účinnosti. U smluv vyberte dokumenty, ze kterých má Praktik vycházet. Dostanete podklad ke kontrole, ne potvrzení, že smlouva splňuje všechny právní předpisy.

Compliance a GDPR: podklady k pravidelné kontrole

U GDPR podkladů se hodí průběžný seznam chybějících informací. Může se připravovat dvakrát týdně, zatímco širší compliance přehled si necháte na konkrétní den v měsíci.

V každém zadání určíte, co má Praktik hledat. Zjištění pak posoudíte a rozhodnete, čemu se věnovat nejdřív.

Spor Meridian: příprava na jednání u soudu

Před jednáním si jednorázově naplánujete pracovní osnovu ze spisových podkladů. U delšího sporu se může hodit i pravidelná rešerše judikatury nebo páteční souhrn otevřených otázek.

U dat a procesních lhůt vždy žádejte odkaz na konkrétní podklad. Plánovaný chat nenahrazuje kontrolu spisu ani spolehlivé hlídání lhůt.

Jak si naplánovat první chat

Krátké zadání s vybraným projektovým dokumentem, slovenskou jurisdikcí a spuštěním každý pracovní den v 8:30.

V kalendáři vytvořte novou automatizaci a vyberte projekt. Zadání pojmenujte tak, abyste ho za týden poznali i bez otevření detailu, například „Ranní přehled transakce“.

Potom napište, co potřebujete. Vyberte dokumenty nebo složky, nastavte jurisdikci a zdroje. Pokud má Praktik hledat na webu, povolte mu to v nastavení.

Nakonec určete čas. Chat můžete spustit jednorázově, každý den, v pracovní dny, ve vybrané dny týdne nebo v konkrétní den měsíce. Nastavení uložte.

V pokynech pomáhá říct i to, co má Praktik udělat, když mu něco chybí:

Z vybraných podkladů připrav ranní přehled transakce Atlas. Uveď otevřené otázky due diligence a rizika pro dnešní jednání. Ke každému zjištění připoj zdroj. Pokud některý podklad chybí, napiš který. Na konci navrhni priority na dnešek.

Tak ví, co má hledat i jak má výsledek vypadat. Vybrané dokumenty si před uložením zkontrolujte.

Přehled napříč projekty

V týdenním kalendáři vidíte, kdy se mají chaty spustit. Pokud vám víc vyhovuje seznam, přepněte na agendu. Na kartě Automatizace najdete uložená zadání i s jejich stavem. Zobrazení si můžete zúžit na jeden projekt.

Všechna uložená zadání s projektem, opakováním a stavem na jednom místě.

Kliknutím na budoucí výskyt otevřete zadání. Výsledné chaty najdete v historii; u běžícího či dokončeného výskytu je otevřete i přímo z kalendáře. V chatu pak pokračujete běžným způsobem.

Když se práce na projektu změní, upravíte i zadání nebo ho na čas pozastavíte. Později ho můžete znovu aktivovat. Tlačítko Spustit nyní se hodí, pokud potřebujete přehled mimo rozvrh. Funguje u uloženého aktivního zadání, které už nemá čekající nebo běžící spuštění. A pokud zadání smažete, předchozí chaty vám zůstanou.

V kalendáři vidíte vlastní zadání v projektech, ke kterým máte přístup. Není to společný kalendář kanceláře a členství v projektu vám samo o sobě neotevře cizí plánované chaty ani jejich výsledky.

O naplánování můžete požádat i v chatu

V projektovém chatu stačí napsat například: „Každé pondělí v 10:00 připrav přehled pracovněprávních novinek pro tento projekt.“ Praktik si umí prohlédnout vaše existující zadání, jejich nastavení i historii.

Nové zadání vám před vytvořením předloží ke schválení. Jakmile ho vytvoří, ve stejném chatu si pamatuje souhlas s úpravami právě tohoto zadání. Můžete ho například požádat o pozdější čas nebo pozastavení. U jiného zadání si souhlas vyžádá zvlášť; nepřenáší se ani do jiných chatů. Smazání schvalujete vždy znovu.

Před prvním spuštěním

Při automatickém spuštění se vás Praktik nebude moct na nic doptat. Souvislosti proto doplňte předem. Sám si nepovolí vyhledávání na webu ani další oprávnění a neprovede krok, který potřebuje nové schválení.

Výsledky i citace si zkontrolujte stejně jako u běžného chatu. Rozvrh nezaručí, že použitý zdroj bude dostupný nebo bude obsahovat nejnovější změnu. Platí i běžná pravidla přístupu a čerpání kreditu.

Pokud plánované chaty v účtu ještě nevidíte, funkce vám zatím nemusí být zpřístupněna.

Na začátek si vyberte jeden úkol, který zadáváte opakovaně. Uložte pokyny, připojte podklady a nastavte nejbližší spuštění. Pak si prohlédněte výsledný chat a podle potřeby upravte pokyny.