Plánované chaty: zadajte prácu raz, vracajte sa k výsledkom

Ranný prehľad bez opätovného zadávania

Každé ráno potrebujete vedieť, ktoré podklady k transakcii chýbajú a čo treba prebrať s klientom. Otvoríte projekt a napíšete Praktik takmer rovnaké zadanie ako včera. Pri týždennej rešerši je to podobné.

S plánovanými chatmi si pokyny uložíte a vyberiete, kedy sa majú spustiť. Praktik v tom čase začne v projekte nový chat. Výsledok si môžete prečítať, doplniť otázku alebo požiadať o podrobnejšie vysvetlenie.

Na prípravu pred stretnutím si nechajte rezervu. Čas v kalendári je začiatok práce, nie sľúbený čas dokončenia.

Ako môže vyzerať jeden týždeň

Ranné prehľady, rešerše aj jednorazová príprava na rokovanie v jednom kalendári naprieč projektmi.

Akvizícia Atlas: čo dnes prebrať s klientom

Na každý pracovný deň o 8:30 si naplánujete prehľad otvorených otázok due diligence. Ktoré podklady chýbajú? Čo treba overiť pred rokovaním? V utorok sa môže spustiť aj samostatná príprava otázok pre klienta a pred closingom jednorazový kontrolný zoznam.

Ráno už nemusíte písať zadanie. Vo výslednom chate sa môžete venovať konkrétnemu riziku alebo si nechať rozpracovať otázky. Prehľad bude vychádzať z podkladov a zdrojov, ktoré má Praktik k dispozícii.

Pracovné právo: pravidelný podklad pre HR

V pondelok si necháte pripraviť rešerš pracovnoprávnych noviniek. V stredu napríklad prehľad ustanovení vo vzorových zmluvách, ktoré chcete skontrolovať. Každému zadaniu nastavíte vlastný čas a pokyny.

Pri novinkách si vypýtajte zdroj a dátum účinnosti. Pri zmluvách vyberte dokumenty, z ktorých má Praktik vychádzať. Dostanete podklad na kontrolu, nie potvrdenie, že zmluva spĺňa všetky právne predpisy.

Compliance a GDPR: podklady na pravidelnú kontrolu

Pri GDPR podkladoch sa hodí priebežný zoznam chýbajúcich informácií. Môže sa pripravovať dvakrát týždenne, zatiaľ čo širší compliance prehľad si necháte na konkrétny deň v mesiaci.

V každom zadaní určíte, čo má Praktik hľadať. Zistenia potom posúdite a rozhodnete, čomu sa venovať najskôr.

Spor Meridian: príprava na pojednávanie

Pred pojednávaním si jednorazovo naplánujete pracovnú osnovu zo spisových podkladov. Pri dlhšom spore sa môže hodiť aj pravidelná rešerš judikatúry alebo piatkový súhrn otvorených otázok.

Pri dátumoch a procesných lehotách vždy žiadajte odkaz na konkrétny podklad. Plánovaný chat nenahrádza kontrolu spisu ani spoľahlivé stráženie lehôt.

Ako si naplánovať prvý chat

Krátke zadanie s vybraným projektovým dokumentom, slovenskou jurisdikciou a spustením každý pracovný deň o 8:30.

V kalendári vytvorte novú automatizáciu a vyberte projekt. Zadanie pomenujte tak, aby ste ho o týždeň spoznali aj bez otvorenia detailu, napríklad „Ranný prehľad transakcie“.

Potom napíšte, čo potrebujete. Vyberte dokumenty alebo priečinky, nastavte jurisdikciu a zdroje. Ak má Praktik hľadať na webe, povoľte mu to v nastaveniach.

Nakoniec určite čas. Chat môžete spustiť jednorazovo, každý deň, počas pracovných dní, vo vybrané dni týždňa alebo v konkrétny deň mesiaca. Nastavenie uložte.

Pri pokynoch pomáha povedať aj to, čo má Praktik urobiť, keď mu niečo chýba:

Z vybraných podkladov priprav ranný prehľad transakcie Atlas. Uveď otvorené otázky due diligence a riziká na dnešné rokovanie. Ku každému zisteniu pripoj zdroj. Ak niektorý podklad chýba, napíš ktorý. Na konci navrhni priority na dnešok.

Takto vie, čo má hľadať aj ako má výsledok vyzerať. Vybrané dokumenty si pred uložením skontrolujte.

Prehľad naprieč projektmi

V týždennom kalendári vidíte, kedy sa majú chaty spustiť. Ak vám viac vyhovuje zoznam, prepnite na agendu. Na karte Automatizácie nájdete uložené zadania aj s ich stavom. Zobrazenie si môžete zúžiť na jeden projekt.

Všetky uložené zadania s projektom, opakovaním a stavom na jednom mieste.

Kliknutím na budúci výskyt otvoríte zadanie. Výsledné chaty nájdete v histórii; pri bežiacom či dokončenom výskyte ich otvoríte aj priamo z kalendára. V chate potom pokračujete bežným spôsobom.

Keď sa práca na projekte zmení, upravíte aj zadanie alebo ho na čas pozastavíte. Neskôr ho môžete znovu aktivovať. Tlačidlo Spustiť teraz sa hodí, ak potrebujete prehľad mimo rozvrhu. Funguje pri uloženom aktívnom zadaní, ktoré už nemá čakajúce alebo bežiace spustenie. A ak zadanie vymažete, predchádzajúce chaty vám zostanú.

V kalendári vidíte vlastné zadania v projektoch, ku ktorým máte prístup. Nie je to spoločný kalendár kancelárie a členstvo v projekte vám samo osebe neotvorí cudzie plánované chaty ani ich výsledky.

O naplánovanie môžete požiadať aj v chate

V projektovom chate stačí napísať napríklad: „Každý pondelok o 10:00 priprav prehľad pracovnoprávnych noviniek pre tento projekt.“ Praktik si vie pozrieť vaše existujúce zadania, ich nastavenia aj históriu.

Nové zadanie vám pred vytvorením predloží na schválenie. Keď ho vytvorí, v tom istom chate si pamätá súhlas na úpravy práve tohto zadania. Môžete ho napríklad požiadať o neskorší čas alebo pozastavenie. Pri inom zadaní si súhlas vyžiada zvlášť; neprenáša sa ani do iných chatov. Vymazanie schvaľujete vždy nanovo.

Pred prvým spustením

Pri automatickom spustení sa vás Praktik nebude môcť na nič dopýtať. Súvislosti preto doplňte vopred. Sám si nepovolí webové vyhľadávanie ani ďalšie oprávnenia a nevykoná krok, ktorý potrebuje nové schválenie.

Výsledky aj citácie si skontrolujte rovnako ako pri bežnom chate. Rozvrh nezaručí, že použitý zdroj bude dostupný alebo bude obsahovať najnovšiu zmenu. Platia aj bežné pravidlá prístupu a čerpania kreditu.

Ak plánované chaty v účte ešte nevidíte, funkcia vám zatiaľ nemusí byť sprístupnená.

Na začiatok si vyberte jednu úlohu, ktorú zadávate opakovane. Uložte pokyny, pripojte podklady a nastavte najbližšie spustenie. Potom si pozrite výsledný chat a podľa potreby upravte pokyny.