Pripravujete odpoveď klientovi k zmluve. Dokument máte na SharePointe, klientove pripomienky v Outlooku a kolegovia medzitým prebrali zmeny v Teams. Na odpoveď potrebujete všetky tieto podklady.

Keď si účty pripojíte k Praktiku, môžete ho požiadať, aby s e-mailmi, súbormi a správami pracoval priamo v chate. V Teams zistí, na čom sa kolegovia dohodli, prečíta odpovede pod príspevkom a odošle správu do diskusie. Cez pripojený Outlook vám zase pripraví koncept e-mailu, ktorý si v Outlooku skontrolujete a odošlete.

Nájdite e-mail aj súbor, ktorý potrebujete

V pripojenom Outlooku Praktik vyhľadá e-maily podľa odosielateľa, predmetu alebo textu správy, prečíta konverzáciu a prenesie podporované prílohy do chatu. Môžete ho napríklad požiadať, aby našiel klientove pripomienky k predĺženiu zmluvy a zhrnul, na čo ešte treba odpovedať.

V OneDrive a SharePointe vie hľadať súbory, prechádzať priečinky a skopírovať vybraný dokument do pracovného priestoru chatu. Originál zostáva na pôvodnom mieste bez zmeny.

S klientovými pokynmi tak pracujete spolu so zmluvou. Nemusíte do zadania ručne kopírovať každý e-mail ani nahrávať súbory po jednom.

Pozrite sa, čo kolegovia riešili v Teams

Požiadajte Praktik, aby našiel tím, kanál alebo existujúci chat, ku ktorému máte prístup. Vie prečítať správy v chate aj príspevky v kanáloch vrátane odpovedí vo vlákne.

Pri kontrole zmluvy môže zadanie vyzerať takto:

„Prečítaj diskusiu v kanáli Kontrola zmlúv. Na akých zmenách sme sa dohodli a ktoré otázky zostali otvorené?“

Môžete vyhľadať aj správy ku konkrétnej téme, napríklad k termínu predĺženia zmluvy. Vyhľadávanie používa index Microsoftu, takže ak sa správa vo výsledkoch neobjaví, neznamená to, že sa o téme nediskutovalo. Cez citácie si otvoríte jednotlivé správy a overíte zdroj, pokiaľ k nim stále máte prístup.

Podporovaný vložený obsah správ, napríklad obrázky, si Praktik vie stiahnuť do súkromného pracovného priestoru. Na bežné súborové prílohy slúži pripojenie OneDrive alebo SharePoint.

Pošlite správu do Teams

Praktik vie odoslať obyčajnú textovú správu do existujúceho chatu, pridať príspevok do kanála alebo odpovedať vo vlákne. Povedzte mu, kam má písať a čo má odoslať:

„Do kanála Kontrola zmlúv pošli túto správu: ‚Upravený návrh je pripravený na kontrolu. Prípadné ďalšie pripomienky pošlite do štvrtka.‘“

Týmto odošlete skutočnú správu do Teams. Praktik si pred odoslaním nepýta ďalšie potvrdenie v samostatnom dialógu, preto zadajte presný cieľ aj text. Naďalej platia oprávnenia udelené cez Microsoft.

Pripravte si odpoveď klientovi

Keď máte prečítanú diskusiu aj zmluvu, požiadajte Praktik o návrh e-mailu. Uveďte príjemcov a prípadne súbory z aktuálneho pracovného priestoru chatu, ktoré chcete priložiť:

„Priprav e-mail klientovi so zhrnutím dohodnutých zmien. Prilož upravenú zmluvu z tohto chatu a do kópie pridaj moju kolegyňu.“

Praktik v chate zobrazí príjemcov, predmet, text aj názvy príloh. Návrh si skontrolujte a zvoľte Vytvoriť koncept. Uloží sa do pripojenej schránky Outlooku. Cez Otvoriť v Outlooku prejdete na upraviteľný koncept v Outlooku na webe, kde ho môžete doplniť a odoslať.

Vytváranie konceptov si najprv povoľte pri pripojení Outlooku a udeľte dodatočné oprávnenie Microsoftu. Samotná požiadavka na e-mail v schránke nič nevytvorí a Praktik e-mail neodošle. O vytvorení konceptu rozhodnete vy, rovnako ako o jeho odoslaní v Outlooku.

Účty a oprávnenia

Teams funguje s pracovnými a školskými účtami Microsoft, nie s osobnými. Na čítanie kanálov potrebujete súhlas správcu vášho prostredia Microsoft.

Každé pripojenie používa váš účet a jeho oprávnenia. Pripojením účtu nesprístupníte kolegom prihlasovacie údaje ani automaticky nezdieľate jeho obsah. Ak však podklad skopírujete do zdieľaného chatu, na túto kópiu už platia pravidlá zdieľania chatu.

Pripojenie Teams pracuje s existujúcimi konverzáciami. Nevytvára nové chaty, nespravuje členstvo, nenahráva súbory ani nesprístupňuje prepisy či nahrávky stretnutí.