Připravujete odpověď klientovi ke smlouvě. Dokument máte na SharePointu, klientovy připomínky v Outlooku a kolegové mezitím probrali změny v Teams. K odpovědi potřebujete všechny tyto podklady.

Když si účty připojíte k Praktiku, můžete ho požádat, aby s e-maily, soubory a zprávami pracoval přímo v chatu. V Teams zjistí, na čem se kolegové dohodli, přečte odpovědi pod příspěvkem a odešle zprávu do diskuse. Přes připojený Outlook vám zase připraví koncept e-mailu, který si v Outlooku zkontrolujete a odešlete.

Najděte e-mail i soubor, který potřebujete

V připojeném Outlooku Praktik vyhledá e-maily podle odesílatele, předmětu nebo textu zprávy, přečte konverzaci a přenese podporované přílohy do chatu. Můžete ho například požádat, aby našel klientovy připomínky k prodloužení smlouvy a shrnul, na co ještě zbývá odpovědět.

V OneDrive a SharePointu umí hledat soubory, procházet složky a zkopírovat vybraný dokument do pracovního prostoru chatu. Originál zůstává na původním místě beze změny.

S klientovými pokyny tak pracujete společně se smlouvou. Nemusíte do zadání ručně kopírovat každý e-mail ani nahrávat soubory po jednom.

Podívejte se, co kolegové řešili v Teams

Požádejte Praktik, aby našel tým, kanál nebo existující chat, ke kterému máte přístup. Umí přečíst zprávy v chatu i příspěvky v kanálech včetně odpovědí ve vlákně.

Při kontrole smlouvy může zadání vypadat takto:

„Přečti diskusi v kanálu Kontrola smluv. Na jakých změnách jsme se dohodli a které otázky zůstaly otevřené?“

Můžete vyhledat i zprávy ke konkrétnímu tématu, třeba k termínu prodloužení smlouvy. Vyhledávání používá index Microsoftu, takže pokud se zpráva ve výsledcích neobjeví, neznamená to, že se o tématu nediskutovalo. Přes citace si otevřete jednotlivé zprávy a ověříte zdroj, pokud k nim stále máte přístup.

Podporovaný vložený obsah zpráv, například obrázky, si Praktik umí stáhnout do soukromého pracovního prostoru. Pro běžné souborové přílohy slouží připojení OneDrive nebo SharePoint.

Pošlete zprávu do Teams

Praktik umí odeslat prostou textovou zprávu do existujícího chatu, přidat příspěvek do kanálu nebo odpovědět ve vlákně. Řekněte mu, kam má psát a co má odeslat:

„Do kanálu Kontrola smluv pošli tuto zprávu: ‚Upravený návrh je připravený ke kontrole. Případné další připomínky pošlete do čtvrtka.‘“

Tím odešlete skutečnou zprávu do Teams. Praktik si před odesláním nevyžádá další potvrzení v samostatném dialogu, proto zadejte přesný cíl i text. Nadále platí oprávnění udělená přes Microsoft.

Připravte si odpověď klientovi

Když máte přečtenou diskusi i smlouvu, požádejte Praktik o návrh e-mailu. Uveďte příjemce a případně soubory z aktuálního pracovního prostoru chatu, které chcete přiložit:

„Připrav e-mail klientovi se shrnutím dohodnutých změn. Přilož upravenou smlouvu z tohoto chatu a do kopie přidej moji kolegyni.“

Praktik v chatu zobrazí příjemce, předmět, text i názvy příloh. Návrh si zkontrolujte a zvolte Vytvořit koncept. Uloží se do připojené schránky Outlooku. Přes Otevřít v Outlooku přejdete na upravitelný koncept v Outlooku na webu, kde ho můžete doplnit a odeslat.

Vytváření konceptů si nejprve povolte u připojení Outlooku a udělte dodatečné oprávnění Microsoftu. Samotný požadavek na e-mail ve schránce nic nevytvoří a Praktik e-mail neodešle. O vytvoření konceptu rozhodujete vy, stejně jako o jeho odeslání v Outlooku.

Účty a oprávnění

Teams funguje s pracovními a školními účty Microsoft, ne s osobními. Pro čtení kanálů potřebujete souhlas správce vašeho prostředí Microsoft.

Každé připojení používá váš účet a jeho oprávnění. Připojením účtu nezpřístupníte kolegům přihlašovací údaje ani automaticky nesdílíte jeho obsah. Pokud ale podklad zkopírujete do sdíleného chatu, na tuto kopii už platí pravidla sdílení chatu.

Připojení Teams pracuje s existujícími konverzacemi. Nevytváří nové chaty, nespravuje členství, nenahrává soubory ani nezpřístupňuje přepisy či nahrávky schůzek.