Méně ctrl+F, více právního posouzení
Jak SIGNUM legal zvládlo due diligence u více než stovky smluv rychleji, s menší administrativou a větším prostorem pro právní posouzení.
zpracovaných smluv
právníci na projektu
fáze práce od přípravy po ověření
bezpečné zpracování dat
Výzva
SIGNUM legal řešilo projekt due diligence s portfoliem více než sta smluv. Každý dokument bylo třeba zkontrolovat podle stejných kritérií, identifikovat rizika, ověřit náležitosti podle zákona a interních pravidel klienta a připravit podklady pro právní posouzení.
Při tradičním postupu by dva právníci strávili přibližně měsíc otevíráním dokumentů, vyhledáváním pomocí ctrl+F a ručním přepisováním zjištění do tabulky. Mechanická práce by zabírala čas, který měl patřit přípravě checklistu, kontrole výsledků a samotnému právnímu uvažování.
Přístup
Tým nahrál celé portfolio smluv do Praktiku najednou a rozdělil práci do tří fází: příprava kritérií, automatická extrakce a ověření výstupů.
V první fázi právníci připravili checklist a doplnili jej o relevantní legislativu, judikaturu a okrajové případy. Protože samotné vyhledávání v dokumentech mohl převzít Praktik, mohli věnovat více času kvalitě otázek a kritérií.
Ve druhé fázi Praktik prošel všechny dokumenty a pro každý z nich vyplnil řádek ve společné tabulce. Výstupem nebyl soubor izolovaných poznámek, ale jedna matice, ve které bylo možné porovnávat ustanovení, odchylky, částky a riziková místa napříč celým portfoliem.
Ověření
Extrakce byla pracovním materiálem, nikoli náhradou právního posouzení. Každá odpověď proto zůstala propojena se zdrojem v původním dokumentu. Právník se kliknutím dostal přímo na zvýrazněný úsek textu a mohl rychle ověřit, zda odpověď sedí a jak ji právně vyhodnotit.
Týmová práce byla jednodušší také proto, že zkontrolované buňky bylo možné označit jménem osoby, která je ověřila. Projekt tak měl přehlednou auditní stopu a právníci mohli rozdělit kontrolu bez duplicit.
Výsledek
Největší změna nespočívala v tom, že by právníci dělali méně práce. Dělali jinou práci. Čas, který by jinak věnovali otevírání souborů, vyhledávání a kopírování klauzulí, se přesunul k přípravě kritérií a posouzení výsledků.
Praktik pomohl omezit administrativu kolem právní práce. SIGNUM legal si ponechalo odpovědnost za právní posouzení, ale podklady mělo připravené rychleji, konzistentněji a s jasným propojením na zdrojové dokumenty.
“Dochází tam k výrazné úspoře administrativního času, toho back office, uspořádávání dokumentů, vyhledávání. A ten ušetřený čas lze věnovat tomu, na čem skutečně záleží.”
