Revize smluv

Kontrola smlouvy obvykle trvá hodiny. Praktik spustíte přímo ve Wordu, vyberete typ dokumentu a za minutu vidíte, které podmínky jsou v pořádku a které vyžadují pozornost.

Jak spustit kontrolu

Otevřete Word doplněk Praktik. V dolní části panelu klikněte na Akce, poté vyberte Kontrola.

Výběr kontrolních pravidel

Po kliknutí na Kontrola se zobrazí seznam dostupných kontrolních skupin. Vidíte tři kategorie:

Všechny — Kompletní seznam systémových i vlastních kontrol dostupných ve vaší organizaci.

Systémové — Předdefinované kontroly vytvořené Praktikem. Přímo použitelné pro běžné typy smluv — NDA, CLA, DPA, smlouvy o brigádnické práci a další.

Uživatelské — Kontroly, které vytvořili členové vaší organizace. Přizpůsobené specifickým požadavkům klienta nebo interním standardům kanceláře.

Každá kontrolní skupina zobrazuje:

• Název a stručný popis
• Typ (Systémový / Uživatelský)
• Počet kontrol, které obsahuje
• Autora (u uživatelských kontrol)

Vyhledávání funguje podle názvu kontrolní skupiny — napíšete první písmena a seznam se zúží.

Náhled kontrol

Kliknete na kontrolní skupinu a vidíte přesný seznam všech kontrol, které se provedou. Každá kontrola je rozbalitelná — vidíte název a co přesně bude ověřováno.

V pravém horním rohu je tlačítko Spustit (ikona play). Kliknete a kontrola začne.

Výběr strany

Před spuštěním kontroly systém požádá, abyste vybrali, kterou stranu ve smlouvě zastupujete.

Výsledky kontroly se mohou lišit podle perspektivy — některé podmínky jsou příznivé pro jednu stranu a nevýhodné pro druhou. Výběr strany zajistí, že upozornění dostanete jen na body, které jsou relevantní pro vaši pozici.

Zpracování dokumentu

Kontrola běží v reálném čase. Vidíte:

• Progress bar — Aktuální stav zpracování (např. 2 / 5 kontrol, 40%)
• Currently running — Seznam kontrol, které se právě provádějí
• Dokončené kontroly — Kontroly, které již byly vyhodnoceny, označené zelenou fajfkou

Zpracování většiny smluv trvá méně než minutu. Závisí na délce dokumentu a počtu kontrol.

Výsledky kontroly

Když je zpracování dokončeno, vidíte seznam všech kontrol s výsledkem:

✓ Zelená fajfka — Podmínka splněna. Dokument obsahuje požadovanou klauzuli nebo splňuje kritéria.

⊗ Oranžový křížek — Podmínka nesplněna nebo upozornění. Počáteční pozice není v dokumentu, případně byla nalezena záloha, nebo systém detekoval neakceptovatelnou podmínku.

Každý řádek je klikatelný — otevřete detail kontroly.

Detail kontroly

Kliknete na konkrétní kontrolu a vidíte:

Co bylo ověřováno — Přesný text podmínky, kterou systém hledal.

Výsledek kontroly — Zda byla počáteční pozice splněna, nebo která záloha byla akceptována, nebo zda byly nalezeny neakceptovatelné podmínky.

Reference na dokument — Odkazy na konkrétní sekce dokumentu, kde se dá výsledek ověřit. Kliknete a Praktik zvýrazní text přímo ve Wordu.

Vysvětlení — Proč kontrola prošla nebo selhala, s kontextem, který pomáhá pochopit, zda jde o kritický problém nebo jen odchylku od ideálního znění.

Návrhy úprav

Pro kontroly, které selhaly, systém vygeneruje konkrétní návrhy, jak dokument upravit.

Kliknete na kontrolu s oranžovým křížkem a kromě odůvodnění vidíte sekci Návrh. Obsahuje:

Název úpravy — Co přesně se navrhuje doplnit nebo změnit.

Vysvětlení — Proč je úprava potřebná a co zajistí.

Vložit after — Přesný text, který se vloží do dokumentu, včetně informace, kam se vloží (za který existující text).

Kliknete na Aplikovat úpravu a Praktik vloží navrhovaný text přímo do Word dokumentu. Úprava se zobrazí jako sledovaná změna (track change) — vidíte, co bylo přidáno, a můžete to ještě upravit nebo potvrdit.

Apply all — Pokud má více kontrol navrhované úpravy, můžete aplikovat všechny najednou. Tlačítko zobrazuje počet dostupných návrhů (např. “Apply all (2)”).

Done — Zavře panel s návrhy a vrátí vás zpět na seznam výsledků.

Hierarchická struktura kontrol

Každá kontrola má tři části:

1. Počáteční pozice — Co přesně požadujete ve smlouvě. Pokud je splněna, kontrola projde bez upozornění.

2. Zálohy — Akceptovatelné alternativy. Pokud počáteční pozice není splněna, systém hledá první vhodnou zálohu. Když ji najde, kontrola projde, ale označí se upozorněním — není to ideální znění, ale je to přijatelné.

3. Neakceptovatelné podmínky — Kritéria, která nesmí být ve smlouvě za žádných okolností. Kontroluje se vždy, i když je počáteční pozice nebo jedna ze záloh splněna.

Detail kontroly přesně ukáže, která část byla vyhodnocena a proč.

Správa kontrolních pravidel

Kontrolní pravidla vytváříte a upravujete ve webovém rozhraní Praktik. Ve Word doplňku je pouze vybíráte a spouštíte.

Předdefinované kontroly — Použijte přímo, bez nutnosti konfigurace.

Úprava existujících kontrol — Vyberte systémovou kontrolu, přizpůsobte podmínky a uložte ji jako vlastní verzi.

Vytvoření vlastních kontrol — Definujte počáteční pozice, zálohy a neakceptovatelné podmínky manuálně. Nebo nahrajte váš vzorový dokument a systém vygeneruje kontroly automaticky.

Všechny kontroly vytvořené ve vaší organizaci jsou automaticky dostupné pro všechny členy týmu.

Podrobnosti o tvorbě a správě kontrol najdete v dokumentaci Revize smluv.