Revizi smlouvy můžete spustit přímo v otevřeném dokumentu ve Wordu. Doplněk použije skupinu kontrol dostupnou ve vašem aktuálním projektu a zobrazí výsledky spolu s odůvodněním a odkazy na relevantní text.
Jak spustit kontrolu
Otevřete doplněk Praktik pro Word. V dolní části panelu klikněte na Akce a vyberte Kontrola.
Výběr skupiny kontrol
Panel zobrazí skupiny kontrol, které máte k dispozici v aktuálním projektu. Můžete je vyhledávat a filtrovat mezi všemi, systémovými a uživatelskými skupinami.
- Systémové skupiny poskytuje Praktik.
- Uživatelské skupiny jsou skupiny vytvořené uživateli a dostupné ve vašem kontextu organizace a projektu.
Otevřete skupinu a před spuštěním si přečtěte její název, popis a jednotlivé kontroly. Tlačítkem Spustit otevřete výběr smluvní strany.
Potřebujete-li skupinu vytvořit, naklonovat nebo upravit, udělejte to ve webovém rozhraní Praktik. Doplněk pro Word slouží k výběru a spuštění dostupných pravidel.
Výběr strany
Před spuštěním vyberte, kterou stranu ve smlouvě zastupujete. Výsledky se mohou lišit podle perspektivy, proto vyberte stranu, z jejíhož pohledu má Praktik posuzovat podmínky.
Zpracování
Během kontroly vidíte průběh, právě zpracovávané kontroly a dokončené položky. Kontrolu můžete zrušit. Po vyhodnocení všech kontrol může systém ještě připravovat návrhy úprav.
Čekající nebo běžící stav znamená, že zpracování ještě neskončilo. Chyba spuštění znamená problém se zpracováním, nikoli závěr o tom, zda smlouva splňuje podmínky.
Výsledky kontroly
Rozbalte konkrétní kontrolu a přečtěte si odůvodnění, shodnou podmínku a odkazy na dokument. Výsledek může ukázat, že:
- byla splněna počáteční pozice,
- byla splněna záloha - přijatelná alternativa, která může vyžadovat pozornost,
- byla nalezena neakceptovatelná podmínka, nebo
- nebyla splněna žádná nakonfigurovaná pozitivní podmínka.
Neakceptovatelná podmínka má přednost před dřívější shodou počáteční pozice nebo zálohy. Klikněte na referenci, aby Praktik zvýraznil související text přímo ve Wordu, a vždy si jej ověřte v celém kontextu smlouvy.
Návrhy úprav
U některých zjištění může Praktik vytvořit návrh úpravy. Návrh může nahradit text, vložit nový odstavec nebo odstranit existující odstavec. Před použitím si zkontrolujte název, důvod, původní a navrhovaný text i místo vložení.
Návrhy můžete použít jednotlivě nebo, je-li jich více, tlačítkem Použít vše. Po použití zkontrolujte výsledek přímo v dokumentu.
Použití návrhu z panelu kontroly samo nezapne sledování změn. Potřebujete-li, aby se návrh zobrazil jako revize Wordu, zapněte sledování změn ve Wordu před jeho použitím. To se liší od úprav provedených asistentem přes chat, u nichž doplněk sledování změn zapíná automaticky.
Jak fungují pravidla
Kontrola může obsahovat počáteční pozici, seřazené zálohy a neakceptovatelné podmínky; stačí však alespoň jedno z těchto kritérií. Je-li nalezena neakceptovatelná podmínka, má ve výsledku přednost. Úplný postup včetně kontrol pouze s neakceptovatelnými podmínkami najdete v návodu Revize smluv.
Správa skupin a rozsah výsledků
Ve webovém rozhraní najdete skupiny na kartách Všechny, Moje, Organizace a Praktik. Vlastní nebo naklonovaná skupina je vlastnictvím uživatele a při práci v organizaci se přiřadí k aktivní organizaci; systémové skupiny poskytuje Praktik.
Skupiny jsou znovupoužitelné, ale samotná spuštění a výsledky jsou vázány na vybraný projekt a uživatele, který je spustil. Sdílení skupiny proto automaticky nesdílí všechny individuální výsledky v rámci organizace.