Kontrola smlouvy obvykle trvá hodiny. Praktik spustíte přímo ve Wordu, vyberete typ dokumentu a za minutu vidíte, které podmínky jsou v pořádku a které vyžadují pozornost.
Jak spustit kontrolu
Otevřete Word doplněk Praktik. V dolní části panelu klikněte na Akce, poté vyberte Kontrola.
Výběr kontrolních pravidel
Po kliknutí na Kontrola se zobrazí seznam dostupných kontrolních skupin. Vidíte tři kategorie:
Všechny — Kompletní seznam systémových i vlastních kontrol dostupných ve vaší organizaci.
Systémové — Předdefinované kontroly vytvořené Praktikem. Přímo použitelné pro běžné typy smluv — NDA, CLA, DPA, smlouvy o brigádnické práci a další.
Uživatelské — Kontroly, které vytvořili členové vaší organizace. Přizpůsobené specifickým požadavkům klienta nebo interním standardům kanceláře.
Každá kontrolní skupina zobrazuje:
- Název a stručný popis
- Typ (Systémový / Uživatelský)
- Počet kontrol, které obsahuje
- Autora (u uživatelských kontrol)
Vyhledávání funguje podle názvu kontrolní skupiny — napíšete první písmena a seznam se zúží.
Náhled kontrol
Kliknete na kontrolní skupinu a vidíte přesný seznam všech kontrol, které se provedou. Každá kontrola je rozbalitelná — vidíte název a co přesně bude ověřováno.
V pravém horním rohu je tlačítko Spustit (ikona play). Kliknete a kontrola začne.
Výběr strany
Před spuštěním kontroly systém požádá, abyste vybrali, kterou stranu ve smlouvě zastupujete.
Výsledky kontroly se mohou lišit podle perspektivy — některé podmínky jsou příznivé pro jednu stranu a nevýhodné pro druhou. Výběr strany zajistí, že upozornění dostanete jen na body, které jsou relevantní pro vaši pozici.
Zpracování dokumentu
Kontrola běží v reálném čase. Vidíte:
- Ukazatel průběhu — aktuální stav zpracování (např. 2 z 5 kontrol, 40 %)
- Právě probíhá — seznam kontrol, které se právě provádějí
- Dokončené kontroly — kontroly, které již byly vyhodnoceny, označené zelenou značkou
Zpracování většiny smluv trvá méně než minutu. Závisí na délce dokumentu a počtu kontrol.
Výsledky kontroly
Když je zpracování dokončeno, vidíte seznam všech kontrol s výsledkem:
✓ Zelená značka — Podmínka splněna. Dokument obsahuje požadovanou klauzuli nebo splňuje kritéria.
⊗ Oranžový křížek — Podmínka nesplněna nebo upozornění. Počáteční pozice není v dokumentu, případně byla nalezena záloha, nebo systém detekoval neakceptovatelnou podmínku.
Každý řádek je klikatelný — otevřete detail kontroly.
Detail kontroly
Kliknete na konkrétní kontrolu a vidíte:
Co bylo ověřováno — Přesný text podmínky, kterou systém hledal.
Výsledek kontroly — Zda byla počáteční pozice splněna, nebo která záloha byla akceptována, nebo zda byly nalezeny neakceptovatelné podmínky.
Reference na dokument — Odkazy na konkrétní sekce dokumentu, kde se dá výsledek ověřit. Kliknete a Praktik zvýrazní text přímo ve Wordu.
Vysvětlení — Proč kontrola prošla nebo selhala, s kontextem, který pomáhá pochopit, zda jde o kritický problém nebo jen odchylku od ideálního znění.
Návrhy úprav
Pro kontroly, které selhaly, systém vygeneruje konkrétní návrhy, jak dokument upravit.
Kliknete na kontrolu s oranžovým křížkem a kromě odůvodnění vidíte sekci Návrh. Obsahuje:
Název úpravy — Co přesně se navrhuje doplnit nebo změnit.
Vysvětlení — Proč je úprava potřebná a co zajistí.
Vložit za — Přesný text, který se vloží do dokumentu, včetně informace, kam se vloží (za který existující text).
Kliknete na Aplikovat úpravu a Praktik vloží navrhovaný text přímo do Word dokumentu. Úprava se zobrazí jako sledovaná změna (track change) — vidíte, co bylo přidáno, a můžete to ještě upravit nebo potvrdit.
Použít vše (Apply all) — Pokud má více kontrol navrhované úpravy, můžete použít všechny najednou. Tlačítko zobrazuje počet dostupných návrhů (např. „Apply all (2)“).
Hotovo (Done) — Zavře panel s návrhy a vrátí vás zpět na seznam výsledků.
Hierarchická struktura kontrol
Každá kontrola má tři části:
1. Počáteční pozice — Co přesně požadujete ve smlouvě. Pokud je splněna, kontrola projde bez upozornění.
2. Zálohy — Akceptovatelné alternativy. Pokud počáteční pozice není splněna, systém hledá první vhodnou zálohu. Když ji najde, kontrola projde, ale označí se upozorněním — není to ideální znění, ale je to přijatelné.
3. Neakceptovatelné podmínky — Kritéria, která nesmí být ve smlouvě za žádných okolností. Kontroluje se vždy, i když je počáteční pozice nebo jedna ze záloh splněna.
Detail kontroly přesně ukáže, která část byla vyhodnocena a proč.
Správa kontrolních pravidel
Kontrolní pravidla vytváříte a upravujete ve webovém rozhraní Praktik. Ve Word doplňku je pouze vybíráte a spouštíte.
Předdefinované kontroly — Použijte přímo, bez nutnosti konfigurace.
Úprava existujících kontrol — Vyberte systémovou kontrolu, přizpůsobte podmínky a uložte ji jako vlastní verzi.
Vytvoření vlastních kontrol — Definujte počáteční pozice, zálohy a neakceptovatelné podmínky manuálně. Nebo nahrajte váš vzorový dokument a systém vygeneruje kontroly automaticky.
Všechny kontroly vytvořené ve vaší organizaci jsou automaticky dostupné pro všechny členy týmu.
Podrobnosti o tvorbě a správě kontrol najdete v dokumentaci Revize smluv.