Dokumenty

Každá smlouva, kterou potřebujete zkontrolovat. Každý spis, který potřebujete připravit. Každý dokument, který musíte analyzovat. Praktik umožňuje nahrát vlastní dokumenty a pracovat s nimi napříč celou aplikací - od analýzy v chatu až po revizi smluv.

Co jsou dokumenty v Praktiku

Dokumenty v Praktiku jsou trvalé zdrojové soubory uložené v knihovně vašeho projektu. Nahrát můžete téměř jakýkoli běžný firemní formát souboru, nejen PDF nebo Word. Praktik v současnosti nabízí specializované prohlížeče pro:

• Dokumenty Word (.docx, .doc)
• Soubory PDF - digitální i naskenované
• Obrázky
• Prezentace
• Tabulkové soubory
• Soubory HTML
• Soubory s prostým textem

Běžné soubory můžete v Praktiku ukládat, prohlížet a odkazovat na ně. Jednotlivé pracovní postupy mohou podporovat různé formáty, takže ne každá funkce aplikace zachází se všemi formáty stejně. Operace mimo standardní zpracování dokumentů PDF a Word - včetně transformace a vytváření souborů - se provádějí prostřednictvím Praktik Worker.

Naskenovaná PDF

Naskenovaná PDF jsou podporována. OCR z nich extrahuje text a vizuální analýza dokáže prozkoumat skeny, rozvržení i obrazový obsah. Výsledky OCR a vizuální interpretace vždy ověřte oproti původnímu dokumentu, zejména pokud záleží na přesnosti.

Dokumenty chatu a projektové dokumenty

Projektové dokumenty a složky patří do projektu. Členové projektu je mohou opakovaně používat v chatech, v Tabulkové analýze, při revizi smluv i v dalších pracovních postupech bez opětovného nahrávání stejných souborů.

Dokument chatu je pracovní výstup vytvořený nebo upravený během konverzace. Nenahrazuje původní projektový dokument v knihovně projektu. Projektové dokumenty a dokumenty vytvořené v chatu proto udržujte odděleně a výsledek si před použitím zkontrolujte.

Rozhraní dokumentů

Každý dokument má vlastní detail s několika sekcemi:

1. Prohlížeče dokumentů a extrahovaný obsah

Dokument otevřete přímo v Praktiku pomocí prohlížeče dostupného pro jeho formát. Text extrahovaný z podporovaných souborů lze vyhledávat a citovat, přičemž náhledy PDF zachovávají původní formátování.

2. Extrahované smluvní strany

Praktik identifikuje smluvní strany v dokumentu automaticky. Vidíte název a IČO, pokud jde o slovenské firmy.

3. Propojení s obchodním rejstříkem

U každé smluvní strany lze zobrazit údaje z obchodního rejstříku - aktuální data, jednatele, statutární zástupce a historii změn.

4. Popis dokumentu

Praktik automaticky vygeneruje popis dokumentu na základě jeho obsahu. Vidíte, o co jde, bez nutnosti číst celý dokument.

5. Chat s dokumentem

Přímo z detailu dokumentu můžete začít konverzaci, která se týká pouze tohoto dokumentu. Praktik odpovídá na otázky s využitím kontextu tohoto dokumentu - žádné jiné zdroje nepoužívá. Reference odkazují na konkrétní části dokumentu.

Nahrávání dokumentů

Kde nahrát dokumenty

V hlavním menu přejděte do sekce Dokumenty. Uvidíte všechny nahrané dokumenty a složky i možnost nahrát nové soubory nebo celý strom složek.

Jeden nebo více dokumentů

Klikněte na „Nahrát“ a vyberte soubory z počítače. Můžete nahrát:

• Jeden dokument - pro rychlé nahrání jednotlivého souboru
• Více dokumentů najednou - vyberte více souborů současně
• Strom složek - nahrajte složku včetně vnořených složek a souborů

Při nahrání stromu složek Praktik zachová jeho strukturu. Později můžete přesunout celou složku i s jejím obsahem nebo ji vybrat jako celek místo výběru jednotlivých souborů.

Zpracování dokumentů

Po nahrání Praktik zpracuje každý soubor podle možností jeho formátu:

1. Extrahuje text - včetně OCR u naskenovaných PDF
2. Analyzuje vizuální obsah podle potřeby - včetně skenů, rozvržení a obrázků
3. Indexuje obsah - pro rychlé vyhledávání a odkazování
4. Připraví soubor k použití - v pracovních postupech, které jeho formát podporují

U každého souboru vidíte stav zpracování. Po dokončení je soubor okamžitě použitelný. Výsledky OCR a vizuální analýzy si tam, kde záleží na přesnosti, ověřte oproti originálu.

Limit velikosti: Maximální velikost dokumentu je 100 MB.

Správa dokumentů

Složky

Vytvářejte složky a organizujte dokumenty podle klienta, typu smlouvy, projektu nebo jakéhokoli jiného kritéria. Složky jsou součástí projektové knihovny, takže je členové projektu mohou opakovaně používat v podporovaných pracovních postupech.

Přesouvání dokumentů a složek

Dokumenty můžete mezi složkami přesouvat přetažením - uchopte dokument a přetáhněte ho do cílové složky. Jako celek můžete přesouvat a vybírat také složku včetně její vnořené struktury a souborů.

Můžete také:

• Přesunout dokument z jedné složky do druhé - přetáhněte ho do nové složky
• Přesunout dokument na kořenovou úroveň - přetáhněte ho mimo všechny složky
• Přesunout více dokumentů najednou - vyberte více dokumentů a přetáhněte je společně
• Přesunout strom složek - přesuňte složku a zachovejte její vnořenou strukturu

Použití složek v chatu

Složky lze použít přímo v chatu. Místo vybírání jednotlivých dokumentů vyberete celou složku - všechny soubory v ní budou součástí kontextu konverzace podle možností daného pracovního postupu.

Bezpečnost

Dokumenty jsou během přenosu i uložení šifrované. Zpracovávají se a ukládají výhradně v rámci EU. Nejsou veřejně dostupné a nikdy se nepoužívají k tréninku modelů.

Použití dokumentů v aplikaci

Projektové dokumenty a složky můžete opakovaně používat napříč aplikací. Není třeba stejné zdrojové soubory nahrávat vícekrát.

Chat s dokumenty

Vyberte dokumenty nebo složky přímo v chatu a položte otázku. Praktik analyzuje váš dotaz spolu s vybranými zdroji a odpoví s referencemi na konkrétní části.

Revize smluv

Automatizovaná kontrola smluv s hierarchickými pravidly a návrhy úprav. Nahrajete smlouvu, vyberete typ kontroly a dostanete výsledky s odkazy na konkrétní sekce dokumentu.

Tabulková analýza

Tabulková analýza dokáže zpracovat desítky až stovky dokumentů najednou a extrahovat strukturované údaje do přehledné tabulky. Každý extrahovaný údaj odkazuje zpět na zdroj v původním dokumentu. Due diligence je jedním z příkladů použití tohoto pracovního postupu.

Word doplněk

Právní rešerše, analýza dokumentů a kontrola smluv přímo ve Wordu. Dokumenty nahrané v Praktiku jsou dostupné i ve Word doplňku - žádné přepínání mezi okny.

Transformace a vytváření souborů

Pro transformaci souborů, vytváření výstupních souborů a další operace mimo standardní zpracování dokumentů PDF a Word použijte Praktik Worker. Worker zpracuje soubory, které mu poskytnete, a vrátí výstup ke kontrole.

Méně manuálního hledání v dokumentech. Více času na práci, za kterou klienti skutečně platí.