Revízia zmlúv

Kontrola zmluvy zvyčajne trvá hodiny. Praktik spustíte priamo vo Worde, vyberiete typ dokumentu a za minútu vidíte, ktoré podmienky sú v poriadku a ktoré vyžadujú pozornosť.

Ako spustiť kontrolu

Otvorte Word doplnok Praktik. V dolnej časti panela kliknite na Akcie, potom vyberte Kontrola.

Výber kontrolných pravidiel

Po kliknutí na Kontrola sa zobrazí zoznam dostupných kontrolných skupín. Vidíte tri kategórie:

Všetky — Kompletný zoznam systémových aj vlastných kontrol dostupných vo vašej organizácii.

Systémové — Preddefinované kontroly vytvorené Praktikom. Priamo použiteľné pre bežné typy zmlúv — NDA, CLA, DPA, zmluvy o brigádnickej práci a ďalšie.

Používateľské — Kontroly, ktoré vytvorili členovia vašej organizácie. Prispôsobené špecifickým požiadavkám klienta alebo interným štandardom kancelárie.

Každá kontrolná skupina zobrazuje:

Názov a stručný popis
Typ (Systémový / Používateľský)
Počet kontrol, ktoré obsahuje
Autora (pri používateľských kontrolách)

Vyhľadávanie funguje podľa názvu kontrolnej skupiny — napíšete prvé písmená a zoznam sa zúži.

Náhľad kontrol

Kliknete na kontrolnú skupinu a vidíte presný zoznam všetkých kontrol, ktoré sa vykonajú. Každá kontrola je rozbaliteľná — vidíte názov a čo presne bude overované.

V pravom hornom rohu je tlačidlo Spustiť (ikona play). Kliknete a kontrola začne.

Výber strany

Pred spustením kontroly systém požiada, aby ste vybrali, ktorú stranu v zmluve zastupujete.

Výsledky kontroly sa môžu líšiť podľa perspektívy — niektoré podmienky sú priaznivé pre jednu stranu a nevýhodné pre druhú. Výber strany zabezpečí, že upozornenia dostanete len na body, ktoré sú relevantné pre vašu pozíciu.

Spracovanie dokumentu

Kontrola beží v reálnom čase. Vidíte:

Progress bar — Aktuálny stav spracovania (napr. 2 / 5 kontrol, 40%)
Currently running — Zoznam kontrol, ktoré sa práve vykonávajú
Dokončené kontroly — Kontroly, ktoré už boli vyhodnotené, označené zelenou fajkou

Spracovanie väčšiny zmlúv trvá menej ako minútu. Závisí od dĺžky dokumentu a počtu kontrol.

Výsledky kontroly

Keď je spracovanie dokončené, vidíte zoznam všetkých kontrol s výsledkom:

✓ Zelená fajka — Podmienka splnená. Dokument obsahuje požadovanú klauzulu alebo spĺňa kritériá.

⊗ Oranžový krížik — Podmienka nesplnená alebo upozornenie. Počiatočná pozícia nie je v dokumente, prípadne bola nájdená záloha, alebo systém detekoval neakceptovateľnú podmienku.

Každý riadok je klikateľný — otvoríte detail kontroly.

Detail kontroly

Kliknete na konkrétnu kontrolu a vidíte:

Čo bolo overované — Presný text podmienky, ktorú systém hľadal.

Výsledok kontroly — Či bola počiatočná pozícia splnená, alebo ktorá záloha bola akceptovaná, alebo či boli nájdené neakceptovateľné podmienky.

Referencie na dokument — Odkazy na konkrétne sekcie dokumentu, kde sa dá výsledok overiť. Kliknete a Praktik zvýrazní text priamo vo Worde.

Vysvetlenie — Prečo kontrola prešla alebo zlyhala, s kontextom, ktorý pomáha pochopiť, či ide o kritický problém alebo len odchýlku od ideálneho znenia.

Návrhy úprav

Pre kontroly, ktoré zlyhali, systém vygeneruje konkrétne návrhy, ako dokument upraviť.

Kliknete na kontrolu s oranžovým krížikom a okrem odôvodnenia vidíte sekciu Návrh. Obsahuje:

Názov úpravy — Čo presne sa navrhuje doplniť alebo zmeniť.

Vysvetlenie — Prečo je úprava potrebná a čo zabezpečí.

Vložiť after — Presný text, ktorý sa vloží do dokumentu, vrátane informácie, kam sa vloží (za ktorý existujúci text).

Kliknete na Aplikovať úpravu a Praktik vloží navrhovaný text priamo do Word dokumentu. Úprava sa zobrazí ako sledovaná zmena (track change) — vidíte, čo bolo pridané, a môžete to ešte upraviť alebo potvrdiť.

Apply all — Ak má viac kontrol navrhované úpravy, môžete aplikovať všetky naraz. Tlačidlo zobrazuje počet dostupných návrhov (napr. “Apply all (2)”).

Done — Zatvorí panel s návrhmi a vráti vás späť na zoznam výsledkov.

Hierarchická štruktúra kontrol

Každá kontrola má tri časti:

1. Počiatočná pozícia — Čo presne požadujete v zmluve. Ak je splnená, kontrola prejde bez upozornení.

2. Zálohy — Akceptovateľné alternatívy. Ak počiatočná pozícia nie je splnená, systém hľadá prvú vhodnú zálohu. Keď ju nájde, kontrola prejde, ale označí sa upozornením — nie je to ideálne znenie, ale je to prijateľné.

3. Neakceptovateľné podmienky — Kritériá, ktoré nesmú byť v zmluve za žiadnych okolností. Kontroluje sa vždy, aj keď je počiatočná pozícia alebo jedna zo záloh splnená.

Detail kontroly presne ukáže, ktorá časť bola vyhodnotená a prečo.

Správa kontrolných pravidiel

Kontrolné pravidlá vytvárate a upravujete vo webovom rozhraní Praktik. Vo Word doplnku ich len vyberáte a spúšťate.

Preddefinované kontroly — Použite priamo, bez nutnosti konfigurácie.

Úprava existujúcих kontrol — Vyberte systémovú kontrolu, prispôsobte podmienky a uložte ju ako vlastnú verziu.

Vytvorenie vlastných kontrol — Definujte počiatočné pozície, zálohy a neakceptovateľné podmienky manuálne. Alebo nahrajte váš vzorový dokument a systém vygeneruje kontroly automaticky.

Všetky kontroly vytvorené vo vašej organizácii sú automaticky dostupné pre všetkých členov tímu.

Podrobnosti o tvorbe a správe kontrol nájdete v dokumentácii Revízia zmlúv.