Revízia zmlúv vám umožní spustiť opakovane použiteľnú skupinu kontrol nad konkrétnym dokumentom. Pravidlá môžete prispôsobiť typu zmluvy, klientovi alebo interným štandardom. Každé spustenie pritom patrí ku konkrétnemu projektu a používateľovi, ktorý ho spustil.
Praktický postup
- V projekte otvorte Revíziu zmlúv.
- Vyberte skupinu kontrol:
- Všetky zobrazujú skupiny Praktiku aj používateľské skupiny dostupné vo vašej aktívnej organizácii.
- Moje zobrazujú skupiny, ktorých vlastníkom ste vy.
- Organizácia zobrazujú používateľské skupiny priradené k vašej aktívnej organizácii.
- Praktik zobrazujú systémové šablóny Praktiku.
- Vyberte skupinu, ktorú chcete použiť. Ak chcete upraviť šablónu Praktiku, najprv ju naklonujte a upravujte vlastnú kópiu.
- Vyberte existujúci dokument z projektu alebo nahrajte nový, skontrolujte nastavené kontroly a spustite revíziu.
- V detaile spustenia si prečítajte výsledok, odôvodnenie a odkazy na zdrojové časti dokumentu. Zistenia vždy overte v pôvodnej zmluve.
Štruktúra kontrol
Každá kontrola má názov, popis a aspoň jedno kritérium. Skupina môže obsahovať najviac 40 kontrol. Kontrola môže obsahovať ľubovoľnú kombináciu týchto troch typov kritérií:
Počiatočná pozícia Pozitívna, ideálna podmienka - čo chcete v zmluve nájsť. Je voliteľná.
Zálohy Voliteľné, zoradené pozitívne alternatívy k počiatočnej pozícii. Použite ich pre kompromisy, ktoré sú prijateľné, ale nie ideálne.
Neakceptovateľné podmienky Voliteľné zakázané ustanovenia alebo okolnosti - čo sa v zmluve nesmie nachádzať.
Môžete teda vytvoriť kontrolu len s pozitívnymi podmienkami, kontrolu len s neakceptovateľnými podmienkami alebo kombináciu oboch. Aspoň jedna z troch kategórií musí obsahovať kritérium.
Ako sa podmienky vyhodnocujú
- Ak má kontrola počiatočnú pozíciu, systém ju vyhodnotí ako prvú. Keď nie je splnená, prechádza zálohy v zadanom poradí a zastaví sa pri prvej splnenej zálohe.
- Ak nie je splnená žiadna z nakonfigurovaných pozitívnych podmienok, výsledok označí, že nebola splnená žiadna pozitívna podmienka, a uvedie odôvodnenie.
- Neakceptovateľné podmienky sa vyhodnocujú po nájdení pozitívnej zhody alebo samostatne pri kontrole, ktorá obsahuje iba neakceptovateľné podmienky.
- Ak systém nájde neakceptovateľnú podmienku, výsledok má prednosť pred skoršou zhodou počiatočnej pozície alebo zálohy.
Ako čítať výsledky
Výsledok kontroly ukazuje, či:
- bola splnená počiatočná pozícia,
- bola nájdená záloha - prijateľná alternatíva, ktorá si môže vyžadovať pozornosť,
- bola nájdená neakceptovateľná podmienka, alebo
- nebola splnená žiadna nakonfigurovaná pozitívna podmienka.
Otvorte detail kontroly a overte si odôvodnenie aj referencie v dokumente. Stav spracovania a prípadná chyba spustenia nie sú vecným záverom o zmluve: čakajúci alebo bežiaci dokument môže revíziu oddialiť a zlyhané spustenie si vyžaduje odstránenie chyby pred ďalším posúdením.
Zdieľanie a rozsah
Skupiny kontrol sú znovupoužiteľné konfigurácie. Skupina, ktorú vytvoríte alebo naklonujete, patrí vám a pri práci v organizácii sa priradí aj k aktívnej organizácii. Používateľské skupiny priradené k organizácii môžu používať jej členovia; systémové skupiny poskytuje Praktik.
Skupina kontrol však nie je výsledkom revízie. Jednotlivé spustenia a ich výsledky sú viazané na vybraný projekt a používateľa, ktorý ich spustil. Zdieľanie skupiny preto samo osebe automaticky nesprístupní všetky spustenia a výsledky každému členovi organizácie.
Ako písať užitočné kontroly
- Píšte konkrétne a merateľné kritériá; uveďte napríklad lehotu, sumu, rozsah alebo požadovanú formuláciu.
- Kladné požiadavky ponechajte v počiatočnej pozícii a zálohách. Zakázané alebo neprijateľné ustanovenia uvádzajte samostatne medzi neakceptovateľnými podmienkami.
- Zálohy usporiadajte od najvýhodnejšej po najmenej výhodnú prijateľnú alternatívu.
- Pred spustením skontrolujte formuláciu pravidiel a po výsledku overte zdroje v dokumente.
Revízia vo Worde
Tú istú dostupnú skupinu kontrol môžete spustiť aj v doplnku Praktik pre Word. Vyberiete skupinu, stranu, ktorú zastupujete, a výsledok si overíte priamo v otvorenom dokumente. Postup a správanie návrhov úprav opisuje návod Revízia zmlúv vo Worde.