Dokumenty

Každá zmluva, ktorú potrebujete skontrolovať. Každý spis, ktorý potrebujete pripraviť. Každý dokument, ktorý musíte analyzovať. Praktik umožňuje nahrať vlastné dokumenty a pracovať s nimi naprieč celou aplikáciou - od analýzy v chate až po revíziu zmlúv.

Čo sú dokumenty v Praktiku

Dokumenty v Praktiku sú trvalé zdrojové súbory uložené v knižnici vášho projektu. Nahrať môžete takmer akýkoľvek bežný firemný formát súboru, nielen PDF alebo Word. Praktik v súčasnosti ponúka špecializované prehliadače pre:

• Dokumenty Word (.docx, .doc)
• Súbory PDF - digitálne aj naskenované
• Obrázky
• Prezentácie
• Tabuľkové súbory
• Súbory HTML
• Súbory s obyčajným textom

Bežné súbory môžete v Praktiku ukladať, prezerať a odkazovať na ne. Jednotlivé pracovné postupy môžu podporovať odlišné formáty, preto sa nie každý formát spracúva rovnako vo všetkých častiach aplikácie. Operácie mimo štandardného spracovania dokumentov PDF a Word - vrátane transformácie a vytvárania súborov - sa vykonávajú prostredníctvom Praktik Worker.

Naskenované PDF

Naskenované PDF sú podporované. OCR z nich extrahuje text a vizuálna analýza dokáže preskúmať skeny, rozloženie aj obrazový obsah. Výsledky OCR a vizuálnej interpretácie si vždy overte oproti pôvodnému dokumentu, najmä ak záleží na presnosti.

Dokumenty chatu a projektové dokumenty

Projektové dokumenty a priečinky patria do projektu. Členovia projektu ich môžu opakovane používať v chatoch, v Tabuľkovej analýze, pri revízii zmlúv aj v ďalších pracovných postupoch bez opätovného nahrávania tých istých súborov.

Dokument chatu je pracovný výstup vytvorený alebo upravený počas konverzácie. Nenahrádza pôvodný projektový dokument v knižnici projektu. Projektové dokumenty a dokumenty vytvorené v chate preto udržiavajte oddelene a výsledok si pred použitím skontrolujte.

Rozhranie dokumentov

Každý dokument má vlastný detail s niekoľkými sekciami:

1. Prehliadače dokumentov a extrahovaný obsah

Dokument otvoríte priamo v Praktiku pomocou prehliadača dostupného pre jeho formát. Text extrahovaný z podporovaných súborov sa dá vyhľadávať a citovať, pričom náhľady PDF zachovávajú pôvodné formátovanie.

2. Extrahované zmluvné strany

Praktik identifikuje zmluvné strany v dokumente automaticky. Vidíte názov a IČO, ak ide o slovenské firmy.

3. Prepojenie s obchodným registrom

Pre každú zmluvnú stranu sa dá zobraziť detail z obchodného registra - aktuálne údaje, konateľov, štatutárov a históriu zmien.

4. Popis dokumentu

Praktik automaticky vygeneruje popis dokumentu na základe jeho obsahu. Vidíte, o čo ide, bez nutnosti čítať celý dokument.

5. Chat s dokumentom

Priamo z detailu dokumentu môžete začať konverzáciu, ktorá sa týka len tohto dokumentu. Praktik odpovedá na otázky s využitím kontextu tohto dokumentu - žiadne iné zdroje nepoužíva. Referencie odkazujú na konkrétne časti dokumentu.

Nahrávanie dokumentov

Kde nahrať dokumenty

V hlavnom menu prejdite do sekcie Dokumenty. Uvidíte všetky nahraté dokumenty a priečinky aj možnosť nahrať nové súbory alebo celý strom priečinkov.

Jeden alebo viacero dokumentov

Kliknite na „Nahrať“ a vyberte súbory z počítača. Môžete nahrať:

• Jeden dokument - na rýchle nahratie jednotlivého súboru
• Viacero dokumentov naraz - vyberte viacero súborov súčasne
• Strom priečinkov - nahrajte priečinok spolu s vnorenými priečinkami a súbormi

Pri nahraní stromu priečinkov Praktik zachová jeho štruktúru. Neskôr môžete presunúť celý priečinok spolu s jeho obsahom alebo ho vybrať ako celok namiesto výberu jednotlivých súborov.

Spracovanie dokumentov

Po nahratí Praktik spracuje každý súbor podľa možností jeho formátu:

1. Extrahuje text - vrátane OCR pri naskenovaných PDF
2. Analyzuje vizuálny obsah podľa potreby - vrátane skenov, rozloženia a obrázkov
3. Indexuje obsah - na rýchle vyhľadávanie a odkazovanie
4. Pripraví súbor na použitie - v pracovných postupoch, ktoré jeho formát podporujú

Pri každom súbore vidíte stav spracovania. Po dokončení je súbor okamžite použiteľný. Výsledky OCR a vizuálnej analýzy si tam, kde záleží na presnosti, overte oproti originálu.

Limit veľkosti: Maximálna veľkosť dokumentu je 100 MB.

Správa dokumentov

Priečinky

Vytvárajte priečinky a organizujte dokumenty podľa klienta, typu zmluvy, projektu alebo akéhokoľvek iného kritéria. Priečinky sú súčasťou projektovej knižnice, takže ich členovia projektu môžu opakovane používať v podporovaných pracovných postupoch.

Presúvanie dokumentov a priečinkov

Dokumenty môžete medzi priečinkami presúvať potiahnutím - uchopte dokument a pretiahnite ho do cieľového priečinka. Ako celok môžete presúvať a vyberať aj priečinok spolu s jeho vnorenou štruktúrou a súbormi.

Môžete tiež:

• Presunúť dokument z jedného priečinka do druhého - pretiahnite ho do nového priečinka
• Presunúť dokument na koreňovú úroveň - pretiahnite ho mimo všetkých priečinkov
• Presunúť viacero dokumentov naraz - vyberte viacero dokumentov a pretiahnite ich spoločne
• Presunúť strom priečinkov - presuňte priečinok a zachovajte jeho vnorenú štruktúru

Použitie priečinkov v chate

Priečinky sa dajú použiť priamo v chate. Namiesto vyberania jednotlivých dokumentov vyberiete celý priečinok - všetky súbory v ňom budú súčasťou kontextu konverzácie podľa možností daného pracovného postupu.

Bezpečnosť

Dokumenty sú počas prenosu aj uloženia šifrované. Spracúvajú sa a ukladajú výhradne v rámci EÚ. Nie sú verejne dostupné a nikdy sa nepoužívajú na trénovanie modelov.

Použitie dokumentov v aplikácii

Projektové dokumenty a priečinky môžete opakovane používať naprieč aplikáciou. Nie je potrebné tie isté zdrojové súbory nahrávať viackrát.

Chat s dokumentmi

Vyberte dokumenty alebo priečinky priamo v chate a položte otázku. Praktik analyzuje váš dotaz spolu s vybranými zdrojmi a odpovie s referenciami na konkrétne časti.

Revízia zmlúv

Automatizovaná kontrola zmlúv s hierarchickými pravidlami a návrhmi úprav. Nahráte zmluvu, vyberiete typ kontroly a dostanete výsledky s odkazmi na konkrétne sekcie dokumentu.

Tabuľková analýza

Tabuľková analýza dokáže spracovať desiatky až stovky dokumentov naraz a extrahovať štruktúrované údaje do prehľadnej tabuľky. Každý extrahovaný údaj odkazuje späť na zdroj v pôvodnom dokumente. Due diligence je jedným z príkladov použitia tohto pracovného postupu.

Doplnok pre Word

Právna rešerš, analýza dokumentov a kontrola zmlúv priamo vo Worde. Dokumenty nahraté v Praktiku sú dostupné aj v doplnku pre Word - žiadne prepínanie medzi oknami.

Transformácia a vytváranie súborov

Na transformáciu súborov, vytváranie výstupných súborov a ďalšie operácie mimo štandardného spracovania dokumentov PDF a Word použite Praktik Worker. Worker spracuje súbory, ktoré mu poskytnete, a vráti výstup na vašu kontrolu.

Menej manuálneho hľadania v dokumentoch. Viac času na prácu, za ktorú klienti skutočne platia.