Tabuľková analýza vám umožní analyzovať stovky dokumentov podľa otázok, ktoré sú dôležité pre váš spis. Namiesto otvárania súborov po jednom a kopírovania zistení do tabuľky vložíte dokumenty do jednej zdieľanej matice. Výsledky pribúdajú rýchlo a priebežne, takže ich môžete začať kontrolovať ešte počas dopĺňania zvyšku tabuľky.
Tabuľková analýza sa hodí ako nástroj pre due diligence, kontroly súladu, zmluvné portfóliá, poistné kontroly aj pre každú inú úlohu, pri ktorej treba zodpovedať rovnaké otázky naprieč mnohými dokumentmi. Znižuje administratívu a necháva viac času na právne posúdenie.
Jedna tabuľka pre celý spis
Každý riadok predstavuje zdrojový dokument. Stĺpce dajú spisu jednotnú štruktúru, ktorú možno filtrovať, porovnávať, kontrolovať a zdieľať s tímom. Tabuľka zvyčajne obsahuje tri praktické skupiny stĺpcov:
- Identifikácia zdroja a dokumentu — stĺpce, ktoré usporiadajú kontext zdroja, napríklad názov dokumentu, zmluvné strany alebo iné identifikačné údaje.
- Extrakcia pomocou AI — stĺpce riadené otázkami špecifickými pre váš spis, napísanými prirodzeným jazykom. Položíte otázku a Tabuľková analýza z dokumentu extrahuje odpoveď.
- Kontrola a pracovný postup — stĺpce alebo stavy používané na koordináciu overovania, práce s príznakmi a sledovania priebehu.
Väčšinou vytvárate a upravujete stĺpce na extrakciu pomocou AI. Skupiny pre zdroj a kontrolu poskytujú kontext k odpovediam a pomáhajú tímu pochopiť, čo sa kontroluje a čomu sa ešte treba venovať.
Položte akúkoľvek otázku špecifickú pre spis
Stĺpec vytvoríte napísaním otázky, na ktorú chcete dostať odpoveď. Môže byť konkrétna, napríklad „Je povolené odstúpenie bez uvedenia dôvodu?“, alebo môže vychádzať z kritérií checklistu pre due diligence. Tabuľková analýza použije rovnakú otázku na vybrané dokumenty, takže výsledky sú porovnateľné bez manuálneho prehľadávania.
Podporované formáty výstupov AI
Vyberte formát, ktorý sa hodí k otázke:
- Text
- Číslo
- Áno/nie
- Dátum
- Zoznam s odrážkami
- Značka s jednou hodnotou
- Značky s viacerými hodnotami
- Doslovný citát
Rýchle výsledky a okamžité overenie zdroja
Tabuľková analýza pracuje priebežne. Keď sa odpovede vygenerujú, môžete ich hneď kontrolovať a nemusíte čakať na dokončenie celej dávky. Každá bunka môže viesť na relevantnú pasáž v zdrojovom dokumente a otvoriť ju v prehliadači dokumentu. Odpoveď si tak okamžite overíte, uvidíte jej kontext a rozhodnete, čo znamená pre váš spis.
Pri každej bunke môžete:
- otvoriť zdrojovú pasáž a zobraziť ju v prehliadači dokumentu;
- označiť výsledok ako overený;
- pridať príznak, keď si niečo vyžaduje pozornosť;
- manuálne upraviť pracovný výsledok, keď potrebuje opravu alebo doplnenie; a
- znovu vygenerovať odpoveď, keď chcete otázku spustiť nanovo.
História bunky zachováva sledovateľnosť medzi vygenerovanými a upravenými výsledkami, takže tím môže pochopiť, ako sa výsledok zmenil, bez spoliehania sa na neevidovanú úpravu v tabuľke.
Opakovane použiteľné tímové šablóny
Konfiguráciu tabuľky si uložte ako tímovú šablónu pre opakované úlohy. Šablónu môžete použiť pri známom type dokumentov a následne ju prispôsobiť novému spisu: upraviť otázky, formáty výstupov a kontext kontroly namiesto vytvárania tabuľky od začiatku. Zdieľané šablóny pomáhajú tímu pracovať konzistentne a zároveň ponechávajú priestor na kritériá konkrétneho spisu.
Spoločná kontrola a sledovanie priebehu
Tabuľková analýza je určená na tímovú kontrolu. Pridajte kontrolórov, rozdeľte si overovanie a sledujte, ktoré bunky už boli skontrolované. Overené bunky a príznaky zviditeľnia stav práce. Filtrovanie vám umožní zamerať sa na neoverené výsledky, označené odpovede, konkrétneho kontrolóra alebo vybranú skupinu dokumentov. Priebeh tak zostáva priamo v matici, nie v samostatnom zozname.
Vygenerované odpovede podporujú odborný úsudok, ale nenahrádzajú ho. Kontrolóri overujú zdroje a právny tím zostáva zodpovedný za posúdenie.
Práca s dokumentmi a súbormi
Cez Dokumenty môžete priložiť bežné pracovné súbory vrátane dokumentov Word, PDF, obrázkov, prezentácií, tabuliek, HTML a textových súborov. PDF a Word sú štandardné formáty na kontrolu dokumentov; extrakcia a správanie prehliadača závisia od formátu, takže nie každý formát sa spracúva rovnako. Ak súbor najprv potrebuje transformáciu alebo konkrétny výstup, Praktik Worker dokáže pracovať s dodanými súbormi a pripraviť výsledok na kontrolu.
Export a otázky naprieč maticou
Tabuľku exportujete ako CSV alebo XLSX. Odkazy na zdroje zostávajú dostupné tam, kde ich export obsahuje, takže aj exportované výsledky môžu kontrolórov vrátiť k podkladovým dokumentom.
Pomocou Table Chat sa pýtajte otázky naprieč celou maticou. Dokáže zhrnúť vzory, porovnať riadky a odpovedať na doplňujúce otázky s odkazmi na relevantné riadky a zdrojové dokumenty.
SIGNUM legal: due diligence na viac ako 100 zmluvách
SIGNUM legal použilo Tabuľkovú analýzu pri due diligence s viac ako 100 zmluvami. Dvaja právnici pracovali v troch fázach: príprava kritérií, extrakcia a overenie výstupov. Namiesto izolovaných poznámok dostali odpovede s odkazmi na zdroje v jednej zdieľanej tabuľke a mohli si rozdeliť kontrolu s auditnou stopou kontrolórov.
Výsledkom bola menšia administratíva — menej otvárania súborov, hľadania cez ctrl+F a kopírovania klauzúl — a viac času na prípravu kritérií a právne posúdenie. SIGNUM legal si ponechalo zodpovednosť za právne posúdenie; Tabuľková analýza pripravila podklady rýchlejšie a uľahčila ich porovnanie a overenie. Prečítajte si prípadovú štúdiu SIGNUM legal.
Pozrite si Tabuľkovú analýzu v praxi
Bezpečnosť interných dokumentov
Pracujete s dôvernými zmluvami alebo internými dokumentmi? Vaše dáta sú u nás v bezpečí. Všetky dokumenty sú šifrované a naši AI poskytovatelia nepoužívajú vaše dáta na trénovanie modelov.