Externé úložisko

Externé úložisko pripojí cloudový účet k Praktiku, aby ste mohli vybraný obsah používať v projekte. Pripojenie je len na čítanie: Praktik môže autorizované položky prehliadať, čítať a používať; podporované súbory môže tiež otvoriť v Praktiku alebo u poskytovateľa. Zdrojové položky u poskytovateľa neupravuje, nepresúva ani nemaže.

Podporovaní poskytovatelia

Môžete pripojiť:

• Google Drive
• OneDrive
• SharePoint
• Outlook

Google Drive, OneDrive a SharePoint poskytujú súbory a priečinky. Outlook poskytuje priečinky poštovej schránky, správy a konverzácie.

Kde sa spravujú pripojenia

Osobné pripojenia

Otvorte Nastavenia → Externé úložisko a pripojte vlastný cloudový účet. Osobné pripojenie možno udeliť len vašim súkromným projektom a použiť ho môže len vlastník súkromného projektu.

Pripojenia organizácie

Otvorte Organizácia → Externé úložisko a pripojte úložisko organizácie. Pripojenia organizácie môže pripojiť, premenovať, aktivovať, deaktivovať, odstrániť alebo udeľovať k nim prístup len vlastník organizácie. Vlastník vyberá zdrojovú položku aj projekt organizácie, ktorý ju môže používať.

Ľudia s prístupom na čítanie do projektu organizácie môžu jeho pridelený externý obsah prehliadať a používať. Nemôžu meniť pripojenie organizácie ani jeho prístupy, ak zároveň nie sú vlastníkmi organizácie. Na import súboru do projektových dokumentov je potrebný prístup na zápis do projektu.

Rozdiel medzi vlastníctvom projektu, členmi a prístupom na čítanie/zápis vysvetľuje stránka Projekty.

Pripojenie alebo odpojenie poskytovateľa

1. V príslušnej osobnej alebo organizačnej časti vyberte Pridať cloudové úložisko.
2. Vyberte Google Drive, OneDrive, SharePoint alebo Outlook.
3. Prihláste sa do účtu poskytovateľa a schváľte požadovaný prístup na čítanie.
4. Vráťte sa do Praktiku a pripojenie prípadne pomenujte tak, aby bolo ľahko rozpoznateľné.

Karta pripojenia zobrazuje pripojený účet a dá sa premenovať, skontrolovať, aktivovať alebo deaktivovať.

• Deaktivovať dočasne zastaví používanie pripojenia v projektoch. Jeho prístupy zostanú zachované, takže po aktivovaní a úspešnej kontrole pripojenia môžu opäť fungovať.
• Odstrániť odpojí pripojenie od Praktiku a odstráni jeho prístup zo všetkých projektov. V Google, Microsofte ani SharePointe tým nič nevymažete.

Ak chcete okrem odstránenia pripojenia v Praktiku zrušiť aj súhlas poskytovateľa, odstráňte oprávnenie aplikácie v nastaveniach príslušného účtu Google alebo Microsoft.

Udelenie prístupu projektu k obsahu

Prístup je pravidlo, ktoré sprístupní konkrétnu externú položku jednému projektu. Nie je to kópia položky.

V správe pripojenia vyberte projekt a zdrojovú položku:

• Prístup k súboru sprístupní projektu tento súbor.
• Prístup k priečinku sprístupní priečinok aj všetok jeho súčasný a budúci vnorený obsah.
• Prístup k Outlooku je pre celú poštovú schránku. Projektu dáva prístup len na čítanie k súčasnej aj budúcej pošte v tejto schránke.

Priečinky vyberajte obozretne: prístup k priečinku zahŕňa aj súbory pridané pod tento priečinok neskôr. Odstránenie prístupu zastaví prepojený prístup k položke v danom projekte; neovplyvní pôvodný obsah u poskytovateľa ani súbor, ktorý už bol do projektu importovaný.

Pri pripojeniach organizácie spravujú prístupy len vlastníci organizácie. Pri osobných pripojeniach spravuje prístupy pripojený používateľ pre svoje súkromné projekty.

Prehliadanie, vyhľadávanie a používanie prideleného obsahu

Otvorte projekt a prejdite do Dokumentov. Vo výbere Zdroj vyberte pripojeného poskytovateľa. Potom môžete:

• prehliadať len priečinky a súbory pridelené tomuto projektu;
• otvoriť súbor v Praktiku alebo u poskytovateľa, ak je k dispozícii odkaz na zdroj;
• vyhľadávať v autorizovanom externom zdroji alebo priečinku; a
• používať pripojenie v chate projektu, kde asistent môže čítať relevantné autorizované položky a citovať ich.

Google Drive zobrazuje Môj disk aj zdieľané disky, ktoré môže pripojený účet čítať. OneDrive a SharePoint používajú hierarchiu priečinkov poskytovateľa.

Pošta Outlooku

Pri Outlooku sa oblasť Dokumenty projektu zmení na zobrazenie poštovej schránky. Môžete prepínať priečinky schránky, vyhľadávať poštu, načítať ďalšie správy, otvoriť správu a čítať jej konverzáciu. Správy Outlooku zostávajú prepojenými položkami poštovej schránky len na čítanie.

Prepojené položky a importované dokumenty nie sú to isté

Prepojená externá položka zostáva u svojho poskytovateľa. Praktik číta aktuálnu položku len vtedy, keď ju otvoríte, vyhľadávate alebo používate v projekte. Externá oblasť Dokumentov preto nie je to isté ako trvalá knižnica dokumentov projektu.

Pri súboroch z Google Drive, OneDrive alebo SharePointu môže člen projektu s prístupom na zápis vybrať jeden alebo viac súborov, zvoliť Importovať do projektových dokumentov a potom cieľový priečinok. Import vytvorí jednorazovú trvalú kópiu v projektových dokumentoch Praktiku.

Neskoršie zmeny u externého poskytovateľa ani zmeny importovaného projektového dokumentu sa nebudú synchronizovať žiadnym smerom. Aktuálne zobrazenie poštovej schránky Outlooku neponúka import e-mailových správ; tieto správy používajte priamo ako prepojený obsah projektu.

Spôsob ukladania a používania trvalých projektových dokumentov opisuje stránka Dokumenty.

Chyby, zrušený prístup a opätovné pripojenie

Ak je poskytovateľ dočasne nedostupný, obnovte zdroj a znova otvorte Externé úložisko; Praktik tam kontroluje aktívne pripojenia. Ak poskytovateľ odmietne uloženú autorizáciu, pripojenie sa označí ako chybné a projekty ho nemôžu používať, kým ho znova neautorizujete.

Znovu sa pripojte spustením postupu pripojenia poskytovateľa a prihlásením do správneho účtu. Ak ste pripojenie odstránili, pridajte ho znova a prístupy vytvorte znovu. Ak bol jednotlivý súbor alebo priečinok u poskytovateľa presunutý, odstránený alebo zneprístupnený, obnovte jeho prístup u poskytovateľa alebo upravte prístup projektu.

Ak Microsoft odmietne prihlásenie organizácie, vyriešte súhlas alebo politiku Microsoft Entra s administrátorom Microsoftu organizácie a pripojenie skúste znova.