Externí úložiště

Externí úložiště připojí cloudový účet k Praktiku, abyste mohli vybraný obsah používat v projektu. Připojení je pouze pro čtení: Praktik může autorizované položky procházet, číst a používat; podporované soubory může také otevřít v Praktiku nebo u poskytovatele. Zdrojové položky u poskytovatele neupravuje, nepřesouvá ani nemaže.

Podporovaní poskytovatelé

Můžete připojit:

• Google Drive
• OneDrive
• SharePoint
• Outlook

Google Drive, OneDrive a SharePoint poskytují soubory a složky. Outlook poskytuje složky poštovní schránky, zprávy a konverzace.

Kde se připojení spravují

Osobní připojení

Otevřete Nastavení → Externí úložiště a připojte vlastní cloudový účet. Osobní připojení lze udělit jen vašim soukromým projektům a používat jej může pouze vlastník soukromého projektu.

Připojení organizace

Otevřete Organizace → Externí úložiště a připojte úložiště organizace. Připojení organizace může připojit, přejmenovat, aktivovat, deaktivovat, odstranit nebo k němu udělovat přístup pouze vlastník organizace. Vlastník vybírá zdrojovou položku i projekt organizace, který ji může používat.

Lidé s přístupem pro čtení k projektu organizace mohou jeho přidělený externí obsah procházet a používat. Nemohou měnit připojení organizace ani jeho přístupy, pokud zároveň nejsou vlastníky organizace. Pro import souboru do projektových dokumentů je nutný přístup pro zápis do projektu.

Rozdíl mezi vlastnictvím projektu, členy a přístupem pro čtení/zápis vysvětluje stránka Projekty.

Připojení nebo odpojení poskytovatele

1. V příslušné osobní nebo organizační části vyberte Přidat cloudové úložiště.
2. Vyberte Google Drive, OneDrive, SharePoint nebo Outlook.
3. Přihlaste se k účtu poskytovatele a schvalte požadovaný přístup pro čtení.
4. Vraťte se do Praktiku a připojení případně pojmenujte tak, aby bylo snadno rozpoznatelné.

Karta připojení zobrazuje připojený účet a lze ji přejmenovat, zkontrolovat, aktivovat nebo deaktivovat.

• Deaktivovat dočasně zastaví používání připojení v projektech. Jeho přístupy zůstanou zachované, takže po aktivaci a úspěšné kontrole připojení mohou znovu fungovat.
• Odstranit odpojí připojení od Praktiku a odstraní jeho přístup ze všech projektů. V Google, Microsoftu ani SharePointu tím nic nesmažete.

Pokud chcete kromě odstranění připojení v Praktiku odvolat také souhlas poskytovatele, odeberte oprávnění aplikace v nastavení příslušného účtu Google nebo Microsoft.

Udělení přístupu projektu k obsahu

Přístup je pravidlo, které zpřístupní konkrétní externí položku jednomu projektu. Není to kopie položky.

Ve správě připojení vyberte projekt a zdrojovou položku:

• Přístup k souboru zpřístupní projektu tento soubor.
• Přístup ke složce zpřístupní složku i veškerý její současný a budoucí vnořený obsah.
• Přístup k Outlooku je pro celou poštovní schránku. Projektu poskytne přístup pouze pro čtení k současné i budoucí poště v této schránce.

Složky vybírejte obezřetně: přístup ke složce zahrnuje také soubory přidané pod tuto složku později. Odstranění přístupu zastaví propojený přístup k položce v daném projektu; neovlivní původní obsah u poskytovatele ani soubor, který už byl do projektu importován.

U připojení organizace spravují přístupy pouze vlastníci organizace. U osobních připojení spravuje přístupy připojený uživatel pro své soukromé projekty.

Procházení, vyhledávání a používání přiděleného obsahu

Otevřete projekt a přejděte do Dokumentů. Ve výběru Zdroj vyberte připojeného poskytovatele. Poté můžete:

• procházet jen složky a soubory přidělené tomuto projektu;
• otevřít soubor v Praktiku nebo u poskytovatele, pokud je k dispozici odkaz na zdroj;
• vyhledávat v autorizovaném externím zdroji nebo složce; a
• používat připojení v chatu projektu, kde asistent může číst relevantní autorizované položky a citovat je.

Google Drive zobrazuje Můj disk i sdílené disky, které může připojený účet číst. OneDrive a SharePoint používají hierarchii složek poskytovatele.

Pošta Outlooku

U Outlooku se oblast Dokumenty projektu změní na zobrazení poštovní schránky. Můžete přepínat složky schránky, vyhledávat poštu, načíst další zprávy, otevřít zprávu a číst její konverzaci. Zprávy Outlooku zůstávají propojenými položkami poštovní schránky pouze pro čtení.

Propojené položky a importované dokumenty nejsou totéž

Propojená externí položka zůstává u svého poskytovatele. Praktik čte aktuální položku pouze tehdy, když ji otevřete, vyhledáváte nebo používáte v projektu. Externí oblast Dokumentů proto není totéž jako trvalá knihovna dokumentů projektu.

U souborů z Google Drive, OneDrive nebo SharePointu může člen projektu s přístupem pro zápis vybrat jeden nebo více souborů, zvolit Importovat do projektových dokumentů a potom cílovou složku. Import vytvoří jednorázovou trvalou kopii v projektových dokumentech Praktiku.

Pozdější změny u externího poskytovatele ani změny importovaného projektového dokumentu se nebudou synchronizovat žádným směrem. Aktuální zobrazení poštovní schránky Outlooku nenabízí import e-mailových zpráv; tyto zprávy používejte přímo jako propojený obsah projektu.

Způsob ukládání a používání trvalých projektových dokumentů popisuje stránka Dokumenty.

Chyby, odvolaný přístup a opětovné připojení

Je-li poskytovatel dočasně nedostupný, obnovte zdroj a znovu otevřete Externí úložiště; Praktik tam kontroluje aktivní připojení. Pokud poskytovatel odmítne uloženou autorizaci, připojení se označí jako chybné a projekty jej nemohou používat, dokud jej znovu neautorizujete.

Znovu se připojte spuštěním postupu připojení poskytovatele a přihlášením ke správnému účtu. Pokud jste připojení odstranili, přidejte jej znovu a přístupy vytvořte znovu. Pokud byl jednotlivý soubor nebo složka u poskytovatele přesunut, odstraněn nebo znepřístupněn, obnovte jeho přístup u poskytovatele nebo upravte přístup projektu.

Pokud Microsoft odmítne přihlášení organizace, vyřešte souhlas nebo zásady Microsoft Entra s administrátorem Microsoftu organizace a připojení zkuste znovu.